Assistant IA gratuit pour entreprise : ce qu'il faut savoir

Oui, tous les grands assistants ont une offre gratuite, mais aucune n'est une offre d'entreprise : ce sont des comptes individuels, sans administration commune, et sur plusieurs d'entre eux les conversations peuvent servir à entraîner les modèles tant que l'utilisateur ne s'y oppose pas. La version réellement « gratuite » pour une entreprise est souvent l'assistant déjà inclus dans son abonnement bureautique : Copilot Chat chez Microsoft, la discussion avec Gemini chez Google. Faits relevés le 15/11/2026.

Ce site est édité par IArche, qui édite ALMA, la plateforme IA pour PME d'IArche ; ce guide décrit les offres de chaque éditeur sans les classer.

Les offres gratuites individuelles

Google est le plus explicite dans ses conseils : « Veuillez ne pas saisir d'informations confidentielles ». Il précise aussi que les discussions examinées par des réviseurs sont conservées jusqu'à trois ans, et qu'elles ne sont pas supprimées quand vous effacez votre activité.

Ce qui manque à un compte gratuit pour une entreprise

• Pas d'administration : si un salarié part, ses conversations et les documents qu'il a déposés restent sur son compte personnel.
• Pas d'engagement d'entreprise sur les données : les engagements de non-entraînement par défaut sont attachés aux offres payantes d'équipe (Claude Team, ChatGPT Business, Mistral Enterprise, Perplexity Enterprise), décrites sur la page confidentialité des données.
• Des réglages qui dépendent de chacun : le refus de l'entraînement se fait compte par compte, sans moyen de vérifier qu'il a été fait.

L'assistant déjà inclus dans votre abonnement

Microsoft 365. D'après la documentation Microsoft, Copilot Chat est inclus avec les licences Microsoft 365 éligibles. Connecté avec un compte professionnel Microsoft Entra, il bénéficie de la protection des données d'entreprise : les invites et réponses sont couvertes par les mêmes engagements contractuels que vos courriels et vos fichiers. Il répond à partir du web ; pour travailler sur un document, il faut le joindre à la demande. L'utilisateur reconnaît le bon compte à l'étiquette « Travail » et au bouclier vert.

Google Workspace. La page tarifs indique que tous les forfaits permettent de discuter avec Gemini, et Business Starter (6,80 € HT par utilisateur et par mois, relevé le 15/11/2026) ajoute Gemini dans Gmail. Pour Business Starter, la page précise que les données de l'entreprise ne servent pas à entraîner les modèles.

Dans les deux cas, ce n'est pas gratuit au sens strict : c'est compris dans un abonnement que l'entreprise paie déjà.

Si l'équipe utilise déjà des comptes gratuits

C'est fréquent, et ce n'est pas une faute : c'est un signe que l'outil rend service. Quatre gestes simples :

1. Faire l'inventaire : qui utilise quoi, pour quelles tâches.
2. Fixer ce qui ne se dépose jamais dans un compte personnel : données de clients, de salariés, contrats, chiffres non publiés. La CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) recommande de ne jamais partager d'informations confidentielles telles que des données personnelles avec un service grand public.
3. Écrire une charte d'usage : la CNIL recommande d'encadrer l'usage par une charte ou des politiques internes qui définissent les usages autorisés et interdits.
4. Basculer vers une offre d'équipe pour les tâches qui touchent des documents de l'entreprise, en commençant par l'assistant de votre suite bureautique s'il existe.

Prenons un cabinet immobilier de six personnes où chacun utilise un assistant gratuit pour rédiger des annonces : les annonces publiques peuvent rester sur ces comptes, mais les mandats et les dossiers des acquéreurs relèvent d'une offre d'équipe avec administration.

Pour choisir cette offre, suivez la méthode en cinq critères et le tableau des prix par utilisateur.